Шаблон таблицы для учёта занятий репетитора: рабочий вариант и его потолок

Сразу честно: я не дам ссылку «скачать файл.xlsx» — потому что чужой шаблон с двадцатью вкладками вы всё равно переделаете под себя за вечер и забросите. Полезнее другое — показать структуру, которая реально работает, и формулы, которые считают остаток пакета за вас. Соберёте у себя за пять минут, в Google Таблицах или Excel, без разницы.

Этот шаблон я в своё время и собирал — моя девушка преподаёт английский, и до всякого софта мы вели её учеников именно так. Поэтому ниже не теория, а то, чем реально пользовались, со всеми граблями.

Логика: две вкладки, а не двадцать

Соблазн сделать «одну большую таблицу со всем» заканчивается тем, что в ней невозможно ничего найти. Разделите на два простых листа: один — про деньги, второй — про занятия. Остаток считается их пересечением.

Лист «Оплаты»

Четыре колонки, по строке на каждую оплату:

«Занятий куплено» — это сколько уроков покрывает оплата. Если берёте пакетами — пишете 5, 8, 10. Если поштучно — пишете 1 на каждую оплату.

Лист «Занятия»

Три колонки, по строке на каждый проведённый или запланированный урок:

Статус важен: считаем только проведено, а отмена/перенесено в остаток не уходят.

Формула, которая считает остаток

Теперь главное — чтобы не складывать в уме. Заводите третий лист «Сводка», в колонке A — список учеников, и для каждого:

Куплено  = СУММЕСЛИ(Оплаты!B:B; A2; Оплаты!D:D)
Проведено= СЧЁТЕСЛИМН(Занятия!B:B; A2; Занятия!C:C; "проведено")
Остаток  = Куплено - Проведено

(В английском интерфейсе — SUMIF и COUNTIFS.) Всё. Остаток обновляется сам, как только вы дописали строку в «Занятия» или «Оплаты». Подсветьте отрицательный остаток красным через условное форматирование — это ваши должники.

Разная цена у разных учеников проблемой не будет: вы считаете не деньги, а занятия, а деньги просто фиксируете в «Оплатах». Если же кто-то на поурочной оплате — у него «куплено» всегда равно «проведено», и остаток держится около нуля.

Где этот шаблон упирается в потолок

Я искренне рекомендую начать именно с таблицы, если учеников немного. Но давайте честно про то, чего она не умеет — потому что именно из-за этого я в итоге и сел писать отдельный сервис.

Она не напоминает ученикам. Таблица не отправит Маше «занятие сегодня в 18:00». Это по-прежнему вы, вручную, каждый день. Десять учеников — десять сообщений, и в самый загруженный день вы их не отправите. Про то, как это решается, — отдельный разбор: как напоминать ученикам, чтобы не было прогулов.

Расписание в ней — боль. Повторяющиеся занятия каждый вторник, перенос одного урока без поломки всей серии, группы из трёх человек — всё это в плоскую таблицу ложится плохо. Вы либо ведёте расписание отдельно (в календаре телефона), и тогда данные снова в двух местах, либо мучаетесь.

С телефона неудобно. Между уроками, на ходу, отметить занятие в таблице на телефоне — то ещё удовольствие. А именно тогда это и нужно делать, пока не забыл.

Когда таблицу пора перерасти

Ориентир простой: пока заполнение таблицы занимает пару минут в неделю — оставайтесь на ней, не выдумывайте. Как только ловите себя на том, что воскресенье уходит на сведение остатков и ручную рассылку напоминаний, — таблица из помощника превратилась в работу.

В этот момент не обязательно ничего «переписывать». Тот же список учеников из вашей таблицы TeachTrack импортирует за минуту — копируете колонку с именами или загружаете весь файл, и дальше остаток пакетов считается сам, а напоминания ученикам бот отправляет без вас. Подробнее про сам подход к учёту — в большом гайде.

Частые вопросы

Где скачать готовый шаблон?

Готовый файл вы всё равно переделаете под себя, поэтому быстрее собрать свой по структуре выше — две вкладки и три формулы, минут пять. Если возиться не хочется вовсе, тот же учёт бесплатно ведёт TeachTrack, и туда можно импортировать уже существующую таблицу.

Google Таблицы или Excel — что лучше?

Для репетитора — Google Таблицы: открываются с телефона и компьютера, ничего не теряется, можно дать доступ. Формулы из статьи работают в обоих, отличается только язык функций (СУММЕСЛИ против SUMIF).

Как считать, если у учеников разная цена занятия?

Считайте не деньги, а занятия: в «Оплатах» фиксируете сумму и сколько уроков она покрывает, а остаток меряете в занятиях. Тогда разная ставка вообще не мешает — деньги остаются просто историей платежей.

Что делать, когда учеников становится больше пятнадцати?

На этом объёме ручная таблица начинает врать и съедать время, особенно из-за напоминаний. Это сигнал переходить на сервис, который ведёт расписание и напоминает ученикам сам.