Акт об оказании услуг для репетитора: когда он нужен, когда хватает чека и шаблон

Я не юрист и не бухгалтер: если случай нестандартный, сверьте написанное с тем, кто отвечает за это профессионально. Но сам вопрос «нужен ли репетитору акт» разбирается без юриста, потому что ответ зависит ровно от одного: кто вам платит.

Родитель или взрослый ученик, который платит за себя, акта не ждёт и обычно не знает, что это. Компания, которая оплачивает английский сотруднику, без акта не проведёт платёж, и бухгалтер напишет вам первым. Между этими двумя случаями есть третий, про который вспоминают поздно: спор об оплате, где акт оказывается единственной бумагой, из которой видно, сколько занятий было.

Кто платит, тот и решает, нужен ли акт

Платит физлицо. Самозанятый обязан выдать чек из «Мой налог» на каждую оплату, и этого документа достаточно и для налоговой, и для родителя. Акт по закону не требуется. Просят его редко, и обычно не ради бумаги, а ради того, чтобы увидеть, за что заплачено: с этим лучше справляется отчёт о занятиях, а не акт.

Платит компания или ИП. Здесь чек тоже обязателен, причём с ИНН плательщика, иначе компания не сможет учесть расход. Но бухгалтерии чека мало: ей нужен документ, который подтверждает, что услуга оказана и принята. Это и есть акт. Обычно один в месяц, на все занятия за месяц, к нему счёт и чек. Без акта платёж будет висеть, а вы будете переписываться с бухгалтером вместо того, чтобы вести уроки.

Спор. Ученик прозанимался два месяца и заявляет, что занятий было меньше, чем вы насчитали. Если по каждому месяцу есть подписанный акт или хотя бы подтверждение в переписке «занятий было восемь, претензий нет», спор заканчивается на этом. Если нет, спор превращается в «я помню так, а вы так».

Третий случай проще всего закрыть не актом, а учётом: когда каждое занятие отмечено в расписании как «Проведён», а остаток пакета вы регулярно показываете ученику, разночтений не возникает. Акт нужен там, где обе стороны хотят подписать итог.

Что должно быть в акте

Одна страница. Всё, что не помещается на одну страницу, в акте лишнее.

Стороны. Ваши ФИО и ИНН с пометкой, что вы плательщик налога на профессиональный доход. ФИО или название плательщика, для компании обязательно ИНН.

Основание. Ссылка на договор или договорённость: «договор от такого-то числа» или «договорённость в переписке от такого-то». Если договора нет вовсе, у меня есть разбор, зачем он и как его заключить перепиской.

Период и список занятий. Даты, длительность, стоимость каждого. Именно список, а не «услуги по обучению за сентябрь»: компания сверяет его с табелем сотрудника, а вы с расписанием.

Сумма. Итог цифрами и прописью и фраза «Без НДС: исполнитель не является плательщиком НДС (ч. 8 ст. 2 422-ФЗ)». Без неё бухгалтер спросит, где НДС.

Подтверждение. «Услуги оказаны в полном объёме, претензий нет». Это главное предложение акта: после подписи оно закрывает вопрос о качестве и объёме.

Подписи. Ваша и плательщика. Физлицу обычно хватает подтверждения в переписке. Для компании акт — первичный документ её бухгалтерии, поэтому заранее спросите, примет ли она скан или нужен оригинал либо электронный документооборот.

Чего в акте не надо

Оценок и обещаний результата. Акт подтверждает факт, а не качество обучения в педагогическом смысле.

Штрафов, пеней, подсудности. Это из договора, и то не всегда. В акте они только насторожат плательщика.

Отдельного акта на каждое занятие. Один акт в месяц по всем занятиям, иначе бумаги больше, чем уроков.

Акт и чек: как они уживаются

Чек первичен и обязателен. Он формируется в «Мой налог» при каждой оплате, и в нём указывается, кто заплатил. Про сроки и штрафы за забытый чек у меня отдельная статья.

Акт вторичен и добровольный. Он подтверждает, что услуга принята, и нужен там, где плательщику важен документ для своего учёта. В акте стоит перечислить номера чеков за период, чтобы у бухгалтера сошлось всё в одном месте.

Порядок с компанией обычно такой: в конце месяца вы отправляете акт и счёт, компания подписывает акт и платит, вы формируете чек с ИНН компании и отправляете. Если платят вперёд, чек идёт сразу, а акт закрывает месяц.

Шаблон

Файл по кнопке в начале статьи открывается в Word и Google Документах. Заполняются подчёркнутые места: стороны, период, список занятий, сумма. Строк для занятий четыре, добавьте нужное число копированием.

Когда компаний-плательщиков несколько, а занятий в месяц десятки, акт хочется не заполнять, а собирать: список занятий за период с датами и суммами должен приезжать из расписания. В TeachTrack в настройках профиля, в разделе «Экспорт данных», можно скачать .xlsx с занятиями и платежами за период: дата, длительность, статус, ученик. Отфильтровать по ученику, проставить цены и перенести в акт пока нужно руками.

Частые вопросы

Обязан ли самозанятый репетитор составлять акт?

Нет. Обязательный документ у самозанятого один: чек из «Мой налог». Акт составляется по просьбе плательщика, чаще всего компании, или по вашей инициативе, чтобы зафиксировать объём занятий.

Может ли родитель получить налоговый вычет по акту репетитора?

Социальный вычет за обучение ребёнка дают при оплате организации с лицензией или ИП, у которого в ЕГРИП есть сведения об образовательной деятельности (ИП, который преподаёт сам, лицензию не получает). Самозанятый без ИП под это не подпадает, и акт здесь не поможет. Если родитель спрашивает про вычет, честнее сказать об этом сразу, чем выдать бумагу, которую налоговая не примет.

Нужна ли на акте печать?

У самозанятого печати нет, и она не требуется. Со стороны компании печать ставят по их внутренним правилам, для действительности акта достаточно подписи.

Что делать, если компания просит акт по своей форме?

Заполнять их форму: суть та же, а бухгалтерии проще с привычным документом. Проверьте только, чтобы в нём был период, список занятий, сумма и фраза про НДС.

Можно ли подписать акт в переписке?

Да. Отправляете акт файлом, получаете ответ «акт принят, претензий нет» от уполномоченного лица, сохраняете переписку. Для компаний надёжнее скан с подписью, для физлиц переписки достаточно.