Расписание репетитора для печати: шаблон на неделю (A4, PDF) и как его вести, чтобы он не врал

Я долго не понимал, зачем расписание печатать: у меня всё в телефоне. Но многие репетиторы, с которыми я переписываюсь, держат неделю на бумаге — на холодильнике, на пробковой доске, в ежедневнике. Бумага отвечает на вопрос «что у меня сегодня» за секунду, без разблокировки и поиска нужного приложения, и её видно всей семье.

Бланк ниже печатается на одном листе A4. С ним есть три правила, без которых бумажное расписание начинает врать уже к среде, — про них и про то, где бумаги становится мало, дальше по тексту.

Что на бланке и почему именно так

Лист альбомный: семь дней в ширину, часы с 8:00 до 21:00 в высоту. Если вы работаете позже девяти или раньше восьми, крайние строки просто переименовываются ручкой, это нормально.

Ячейка на час. Полуторачасовое занятие занимает полторы клетки, и это видно. Мелкие 45-минутные слоты я специально не делал: сетка на 15 минут превращает лист в миллиметровку, и её перестают заполнять.

Легенда внизу: зелёный «проведено», жёлтый «перенос», красный «пропуск», пунктир «свободное окно». Цвет ставится маркером или карандашом поверх имени. Цветов три: их легко запомнить и не лень ставить каждый день.

Строка «Неделя с ___ по ___» наверху, и это не формальность. Листы за прошлые недели стоит складывать в папку: через месяц это готовый учёт проведённых занятий, по которому видно, кому сколько выставлять. Если хочется считать это в таблице, есть шаблон учёта занятий.

Три правила, без которых лист начинает врать

Первое: заполняется карандашом. Ручкой расписание живёт до первого переноса. Карандашом можно стереть и переписать, и лист выглядит актуальным, а не исчёрканным.

Второе: один лист на неделю, а не на месяц. Месячные сетки красивые, но клетка в них размером с ноготь. Туда не помещается имя, не то что пометка «перенос на четверг». Неделя на A4 даёт клетку, в которую влезает имя и одно слово.

Третье: перенос помечается в двух местах. В старой клетке имя зачёркивается и рядом стрелка с днём, куда перенесли. В новой клетке имя пишется пунктиром, пока ученик не подтвердил. Если помечать только в одном месте, через два дня вы не вспомните, был ли перенос или ученик просто пропал.

Свободные окна обводятся пунктиром сразу при заполнении недели. Это единственный способ увидеть их, когда звонит новый ученик и спрашивает «а когда у вас есть время». Без обводки свободное место на листе не читается как свободное, оно читается как пустое.

Как бумага уживается с телефоном

У большинства расписание существует в двух местах: лист дома и заметки или календарь в телефоне для дороги. Проблема одна: два места расходятся, и вы не знаете, какому верить.

Рабочая схема: лист главный, телефон вторичный. Все изменения сначала на лист, вечером одним заходом в телефон. Не наоборот, потому что в телефон изменения попадают «на бегу», по одному, и часть из них потом не переносится обратно.

Если у вас больше семи-восьми учеников в неделю, это уже двойная работа каждый вечер, и в какой-то момент её перестают делать: на таком объёме бумага просто неудобна.

Где бумаги становится мало

Бумага не напоминает. Ученик, который забыл про занятие, не увидит лист на вашем холодильнике. Напоминания ученикам и родителям приходится писать руками накануне, и это самая скучная часть работы, которая первой начинает пропускаться. Про то, чем её заменить, у меня отдельный разбор.

Бумага не знает про оплату. На листе видно, что Аня была в понедельник и среду, но не видно, что её пакет из восьми занятий закончился ещё на прошлой неделе. Учёт оплат живёт в другой таблице, и стыковать их приходится в голове.

Бумага не переживает переносы серии. Если ученик просит сдвинуть все занятия на час позже с октября, на листе это одно переписывание, а вот на четырёх следующих листах уже четыре.

Пока учеников мало и все рядом, лист на холодильнике работает, и выбрасывать его ради приложения незачем. Когда учеников становится больше и появляются напоминания, оплаты и переносы, расписание переезжает в инструмент, который сам напомнит ученику в Telegram и сам покажет, что пакет закончился. В TeachTrack это бесплатно. Бумажный лист можно оставить как дубль, но неделю на него придётся переписывать руками. Зато расписание из TeachTrack само появляется в календаре телефона — iPhone, Google или Яндекс, по подписке.

Как пользоваться бланком

1. Скачайте PDF по кнопке в начале статьи и напечатайте в альбомной ориентации. В настройках печати выберите «по размеру страницы», иначе принтер обрежет правую колонку.
2. Впишите даты недели наверху и постоянных учеников карандашом.
3. Обведите пунктиром окна, куда готовы брать новых.
4. В течение недели закрашивайте статусы и помечайте переносы в двух местах.
5. В воскресенье вечером сложите лист в папку и напечатайте следующий. Пять минут, и неделя собрана.

Если печатать негде, тот же бланк открывается на планшете в любой читалке PDF с пометками, и им можно пользоваться как электронным листом. Но это уже полдороги к нормальному инструменту.

Частые вопросы

Можно ли напечатать бланк на чёрно-белом принтере?

Да. Цвет статусов ставится маркером или карандашом при заполнении. Цветные на бланке только квадратики легенды, на чёрно-белом принтере они выйдут серыми.

Почему часы с 8 до 21, а у меня занятия с 7 утра?

Крайние строки переименовываются ручкой: вписываете 7:00 вместо 8:00 и сдвигаете остальное. Бланк рассчитан на самый частый диапазон, а не на все.

Как отмечать групповые занятия?

Так же, как обычные, только вместо имени пишется название группы, а рядом число участников. Если группа собирается не полностью, число зачёркивается и пишется новое: потом это пригодится для учёта.

Чем это отличается от шаблона расписания в таблице?

Таблица в Google Таблицах или Excel лучше, когда расписание часто меняется и его нужно показывать кому-то ещё. Бумага лучше, когда нужно видеть неделю без телефона. Про табличный вариант есть отдельная статья с готовой структурой.

Можно ли переделать бланк под себя?

Бланк в PDF, править его неудобно. Нужны другие часы — впишите их ручкой поверх крайних строк, как в вопросе выше.